SEBIR / קבוצות וקרנות
מביאים קבוצה יהודית לפולין? שותף אחד במקום - אוכל כשר, שבת ולוגיסטיקה.
קרנות, בתי ספר, קהילות ותנועות נוער מנהלים את התוכנית שלהם - ואנחנו דואגים שהשהות תעבור בלי תקלות: המקום, המטבח, השבת, ההסעות והתיאום מההגעה ועד העזיבה.
בדרך כלל עונים תוך 24 שעות. ללא התחייבות.
מי מארגן
עם מי אנחנו עובדים
עם קרנות יהודיות, ארגוני חינוך, בתי ספר, קהילות וקבוצות פרטיות גדולות. אתם מארגנים את הנסיעה ומנהלים את התוכנית - SEBIR תומכת בכם במקום. את החוזה והחשבונית אנחנו עושים מול הארגון שלכם, לא מול כל משתתף בנפרד.
אתם סוכנות נסיעות או מארגנים כנס או השתלמות? סוכנויות נסיעות, DMC ומארגני כנסים והשתלמויות ←
החלק שלנו
במה אנחנו מטפלים
- המקום - מוצאים מקום שמתאים לקבוצה: לעיתים קרובות בבלעדיות, בבניין אחד, עם חדרי פעילות, אולם לשבת ובריכה אם צריך.
- אוכל כשר - בישול במקום או קייטרינג, עד רמת מהדרין. כשרות בפועל ←
- שבת - ארוחות, חדר תפילה, עירוב בהשגחת רב. שבת ←
- הסעות - חברות הסעות בדוקות: אוטובוסים, מיניבוסים, העברות משדה התעופה, מותאמים לשבת ולתוכנית.
- מסגרת התוכנית - מכינים לוח זמנים ואפשרויות; את הפרטים משלימים אתם או השותפים שלכם, בתיאום איתנו.
- במקום - רכז אחד, ציוד, הדפסות, קניות - כל מה שיתברר כנחוץ.
מחנות
מחנות קיץ לילדים ולנוער
למחנות יש צרכים משלהם - למדנו אותם במשך ארבע עונות:
- מקום בבלעדיות, מגודר, בבניין אחד, עם מספיק חדרים ואולם שבו כולם נכנסים בשבת.
- הרבה אוכל טוב, ניקיון יומי, מי שתייה בכל מקום ותוכנית ב' למקרה של תקלה.
- ארוחת בוקר, צהריים, ערב וארוחה קלה אחרי פעילות הערב. את מספר המנות אנחנו מתאמים איתכם כל יום, ובנוסף ארוחות ארוזות לטיולים ומנות צמחוניות.
- המאכלים האהובים על הילדים לצד מאכלים מסורתיים. את התפריט אנחנו כותבים בשתי שפות למטבח של המקום, ובמטבח הזה עובד טבח או רכז שלנו.
- שבת לכל המחנה: ארוחת בוקר מוקדמת וקלה, קידוש, סעודות חגיגיות וסעודה שלישית שמוכנה לפני שבת.
- עזרה עם המזוודות בהעברות, הגברה ומקרן, מדפסות וקניות מהירות במקום.
- במחנות בנות: מצילה ולבוש צנוע לכל הצוות.
יום טיול
אוכל לדרך, קפה מהבוקר ובישול בשטח
אחרי ארוחת הבוקר כל אחד אורז לעצמו אוכל לדרך - השקיות, נייר הכסף והגביעים לרטבים כבר מוכנים. פינת הקפה פתוחה מ-6:30. בארוחה חלבית מגישים כוסות נייר, ובארוחה בשרית רק חלב צמחי וכוסות זכוכית. וכשצריך, אנחנו מבשלים בקלחת על האש ליד הנהר.
תכנון
כך אנחנו מתכננים שהות
כל שהות אנחנו מנהלים יחד עם המארגן בגיליון משותף. הנה כמה מהגיליונות שלו.
| ארוחה | שעה | ה' | ו' | שבת | הערות |
|---|---|---|---|---|---|
| ארוחת בוקר | 7:45 | 42 | 42 | - | כולל 3 צמחוניים |
| אוכל ארוז לשביל | 7:45 | 42 | 42 | - | נארז בארוחת הבוקר |
| ארוחת ערב | 19:00 | 42 | - | - | קפה עם חלב צמחי |
| סעודת ליל שבת | 19:00 | - | 42 | - | מבושלת לפני שבת |
| קידוש אחרי התפילה | 10:30 | - | - | 42 | עוגה ושתייה |
| סעודת שבת בצהריים | 12:30 | - | - | 42 | צ'ולנט מהפלטה |
| סעודה שלישית | לפני הבדלה | - | - | 42 | דגים וסלטים |
| סה"כ מנות | 126 | 126 | 126 | ||
| מס' | פריט | לאדם | ל-42 איש | הגשה | הערות |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | חלה | 1 לכל 4 | 11 + 2 רזרבה | על השולחן, עם מלח | |
| 2 | יין ומיץ ענבים | - | 2 + 2 בקבוקים | על השולחן | לקידוש |
| 3 | קציצות דגים | יחידה | 45 יח' | לשולחן | צלחות נפרדות, לפני הבשר |
| 4 | מרק עוף עם אטריות ושקדי מרק | 300 מ"ל | 13 ל' | מזנון | |
| 5 | שניצל עוף בשומשום | 180 גרם | 8 ק"ג | מזנון | משקל לפני בישול |
| 6 | ירקות קלויים, סירות תפוחי אדמה | 200 גרם | 8.5 ק"ג | מזנון | |
| 7 | מטבוחה, חצילים, חומוס | 3 סוגים | 3 x 1.5 ק"ג | מזנון | |
| 8 | עוגת ספוג שוקולד | פרוסה | 2 תבניות | קינוח | פרווה |
| שעה | מה | מי | הערות |
|---|---|---|---|
| 7:00 | שחרית | הקבוצה | אולם בקומת הקרקע |
| 7:45 | ארוחת בוקר, אריזת אוכל לדרך | מטבח | |
| 9:00 | מסלול קצר | מדריך הקבוצה | חזרה עד 14:00 לכל המאוחר |
| 13:30 | חזרה למקום הלינה | רכז | האוטובוס ממתין מ-13:15 |
| 15:00 | פלטות ומיחמים דולקים, העירוב נבדק | מטבח, משגיח | לפני שבת |
| 17:31 | הדלקת נרות | הקבוצה | שעה לפי מקום השהות |
| 18:00 | קבלת שבת | הקבוצה | |
| 19:00 | סעודת ליל שבת | מטבח | |
| יום | שעה | נסיעה | נוסעים | רכב | סטטוס |
|---|---|---|---|---|---|
| ב' | 10:40 | שדה התעופה - מקום הלינה (נחיתות 10:00-12:00) | 26 | אוטובוס 49 | מאושר |
| ב' | 15:20 | שדה התעופה - מקום הלינה (נחיתות 15:00-17:00) | 14 | מיניבוס 20 | מאושר |
| ב' | 21:05 | נחיתה מחוץ לחלון | 2 | מונית | לתאם עם המארגן |
| ו' | 13:30 | השביל - מקום הלינה | 42 | אוטובוס 49 | לפני שבת |
| א' | 9:00 | מקום הלינה - שדה התעופה | 42 | אוטובוס 49 | לאישור |
| חדר | קומה | מיטות | מי | הערות |
|---|---|---|---|---|
| 101 | 0 | 2+1 | משפחה | מיטת תינוק |
| 102 | 0 | 1+1 | משתתפים | שבת: בלי מעלית |
| 108 | 0 | 1 | משגיח | ליד המטבח |
| 112 | 0 | 2 | משתתפים | מפתח במקום כרטיס |
| 201 | 1 | 1+1+1 | מדריכים | |
| מוצר | כמות | מאיפה | כשרות | סטטוס |
|---|---|---|---|---|
| בקר גלאט (צ'ולנט) | 5 ק"ג | ספק כשר | הכשר | סופק |
| עוף גלאט | 14 ק"ג | ספק כשר | הכשר | סופק |
| חלות | 26 יח' | מאפייה כשרה | הכשר | הוזמן |
| מיונז | 2 ל' | חנות | רשימה, עמ' 61 | נקנה |
| שמן קנולה | 10 ל' | חנות | סימון על האריזה | נקנה |
| מיץ ענבים | 4 ל' | סיטונאי כשר | הכשר | בדרך |
| מה | פורמט | כמות | שפות | עד מתי |
|---|---|---|---|---|
| סדר יום לדלתות החדרים | A4 | 20 | HE / EN | יום חמישי |
| כרטיס תפריט לשבת | A5 | 12 | HE / EN | יום חמישי |
| שלטים: חלבי / בשרי / פרווה | A6, למינציה | 30 | HE / PL | לפני ההגעה |
| תגי שם | 85 x 55 מ"מ | 42 | EN | לפני ההגעה |
מספר מנות לכל ארוחה. צבעים: כחול - חלבי, ורוד - בשרי, ירוק - פרווה.
את הכמויות אנחנו מחשבים לפי אדם ומעגלים כלפי מעלה ליחידות ולאריזות שלמות.
את יום שישי אנחנו מתכננים מהדלקת הנרות לאחור: חזרה מהשביל, פלטות, עירוב.
את הנחיתות אנחנו מרכזים בחלונות זמן. הגעה מחוץ לחלון מתואמת עם המארגן.
חלוקת חדרים למלון - בלי פרטים אישיים, עם מה שחשוב בשבת.
כל מוצר נבדק: הכשר או פריט ברשימת המוצרים הכשרים.
טקסטים לאורחים בעברית ובאנגלית, שלטים למטבח גם בפולנית.
נתונים לדוגמה. המבנה כמו בגיליונות שאנחנו מנהלים עם המארגנים.
איך אנחנו מתכוננים
לפני שאתם מגיעים, אנחנו מתאמים איתכם יותר מ-50 פרטים
חלק ממה שאנחנו מתאמים עם כל מארגן לפני שמישהו מגיע. SEBIR - באחריותנו; בתיאום - מחליטים יחד איתכם.
1. הקבוצה ודרישות כלליות
- מספר משתתפים: גברים / נשים / ילדים בתיאום
- רמת כשרות (למשל גלאט, מהדרין) ודרישות נוספות (חלב ישראל, פת ישראל) בתיאום
- ארץ ושפת הקבוצה בתיאום
- איש קשר מקבל החלטות מצד הלקוח בתיאום
- ... עוד שאלות לפי הקבוצה
2. המקום, החדרים והביטחון
- מעלית שבת וגישה במדרגות בשבת בתיאום
- חלוקת קומות וחדרים לקבוצה
- חדר אוכל וחדרי פעילות (מספר, קיבולת)
- אבטחה וביטחון הקבוצה
- ... עוד שאלות לפי המקום
3. מטבח וכשרות
- הכשרת המטבח ומשגיח (היקף, מספר, מועדים) SEBIR
- הפרדה בין בשרי לחלבי - האם אפשרית במקום? בתיאום
- כלים: פורצלן לבשרי; לחלבי - סט נפרד או חד-פעמי SEBIR
- בלי מטבח חלבי נפרד: רק פרווה או כלים חד-פעמיים
- מוצרים מישראל: תבלינים, תוספות (למשל שקדי מרק), קמח (גם ללא גלוטן) SEBIR
- תפריט: מחזור שבועי, שבת, חגים; מספר ארוחות ביום בתיאום
- אלרגיות ודיאטות מיוחדות בתיאום
- ... ועוד הרבה - כשרות היא עשרות פרטים
4. שבת, תפילות ובית כנסת זמני
- בית כנסת זמני: אולם / חדר נפרד / אוהל בחוץ SEBIR
- לכמה מתפללים: גברים / נשים (קובע את מספר הכיסאות) בתיאום
- ארון קודש, תאורה, האם האולם משמש גם לפעילות בתיאום
- מחיצה בין גברים לנשים SEBIR
- פלטות ושטיחוני שבת, מיחמים, תרמוסים SEBIR
- קידוש (גביעים, יין או מיץ ענבים) והבדלה (נר, בשמים, יין או מיץ ענבים) SEBIR
- נרות, כיסויי חלה, נייר חתוך, נטלה SEBIR
- עירוב ושעוני שבת; מניין - עוזרים ביצירת קשר עם הקהילה המקומית, בלי התחייבות בתיאום
- ... ועוד הרבה - כל פרט בשבת חשוב
5. מים ושתייה
- מי שתייה: בקבוקים קטנים / מתקנים / קולרים - כמות ומיקום בתיאום
- המים במקום: בודקים אם אחרי סינון הם ראויים לשתייה - ואז צריך פחות בקבוקים SEBIR
- ... עוד תיאומים לפי צורכי הקבוצה
6. הגברה וציוד לפעילות
- הגברה, מיקרופונים, מקרנים, לוחות מחיקים SEBIR
- האם צריך מסך LED? בתיאום
- מצגות: החומרים של הקבוצה - עוזרים להציג אותם על מסך LED, מקרן או טלוויזיה בתיאום
- טכנאי במקום, אינטרנט (לפי בקשה מגבירים את הקליטה)
- ... עוד שאלות לפי התוכנית
7. שילוט ועמדת קבלת פנים
- באנרים: כמות, גדלים, מיקום ודרך התלייה בתיאום
- שלטי הכוונה: A4 או A3, לאורך / לרוחב, תוכן בתיאום
- עמדת קבלת פנים: גודל, שולחנות וכיסאות, מדפסת, עטים, ציוד מיוחד בתיאום
- תגי שם, תוכניות, ברכונים SEBIR
- ... עוד פרטי מיתוג לתיאום
8. ערב גאלה או סעודה חגיגית
- כמה ערבי גאלה במהלך השהות ומה אתם מצפים בתיאום
- עיצוב האולם: שולחנות, קישוטים, במה
- תוכנית: מנחה, די-ג'יי, מוזיקה, להקות, מופעים בתיאום
- עיצוב חזותי (מסכי LED), תסריט ולוח זמנים של הערב SEBIR
- ... ועוד - את הגאלה מתכננים לפי הקבוצה
9. סיורים ואטרקציות
- כמה סיורים של יום שלם ושל חצי יום בתיאום
- יעדים ונושאים (קרקוב, קז'ימייז', קברי צדיקים, אתרי זיכרון ...) בתיאום
- מדריך (שפה), הסעות וכרטיסי כניסה - מי מזמין מה בתיאום
- תוכנית ערב, כלייזמרים ואמנים
- שולחן לאריזת ארוחות לדרך: שקיות, קופסאות, רטבים באריזות קטנות SEBIR
- ... רפטינג, פארקי שעשועים, משחקי שטח ועוד - נראה ונארגן הכול
10. קניות והדפסות לפי הזמנה
- ציוד משרדי, פרסים, מזכרות, מוצרי פרסום, הזמנות מיוחדות SEBIR
- הדפסות: באנרים, עלונים, מדבקות - גדלים שונים, נייר מיוחד SEBIR
- מוצרים עם הלוגו שלכם: בקבוקי מים, קופסאות אוכל, חולצות, כובעים, בנדנות בצבעי הקבוצות - העיצוב מכם, הזמנה 4-6 שבועות לפני ההגעה בתיאום
- עיצובים: קבצים מוכנים מכם, או שאנשי המקצוע שלנו מכינים אותם (מראש) בתיאום
- ... ועוד - מבצעים הזמנות מיוחדות
11. לוגיסטיקה והסעות
- העברות משדה התעופה למקום עם חברות הסעות בדוקות (שעות, מספר אנשים) SEBIR
- אוטובוסים לסיורים, מותאמים לשבת ולתוכנית SEBIR
- לוח זמנים יום אחר יום SEBIR
- רכז SEBIR במקום ואיש קשר לחירום SEBIR
- ... ועוד - מתכננים את הלוגיסטיקה עד רמת השעה
12. מועדים ואישורים
- אישורים סופיים: 4-6 שבועות מראש (בתקופות חגים: 3-6 חודשים)
- רשימה סופית של קניות והזמנות
- תדריך במקום ביום ההגעה, סיכום אחרי השהות
- ... ועוד - שומרים על כל מועד
למה SEBIR
למה קבוצות חוזרות אלינו
ממכתב המלצה אחרי סמינרים וכנס בפולין:
״ברצוננו לציין במיוחד את הארגון המחושב של האוכל הכשר שהוכן במקום, שהיה עבור הקבוצה שלנו תנאי הכרחי. היה חשוב לנו גם שבכל שלב התקשורת עם צוות SEBIR התנהלה ברוסית. כל ההסכמות קוימו, והתוכניות התנהלו ללא תקלות מתחילתן ועד סופן.״
ממכתב המלצה אחרי ארבע שנות שיתוף פעולה:
״שיתוף הפעולה שלנו עם SEBIR נמשך כבר ארבע שנים. לאורך כל התקופה הצוות מפגין יציבות, אמינות ורמה גבוהה של אחריות. (...) חשובה לנו במיוחד השמירה על דרישות המסורת היהודית: אוכל כשר מלא שמוכן במקום, הקפדה על כשרות וארגון השבת.״
פרטים
שאלות ממארגני קבוצות
האם יש גודל קבוצה מינימלי?
אין מינימום קבוע - קבוצה מתחילה בערך מ-8 עד 12 אנשים. הקבוצות היהודיות שאנחנו משרתים מונות בדרך כלל 20-30 אנשים בשלב הראשון, ואחר כך 80-120.
כמה זמן מראש צריך לתכנן?
זה תלוי קודם כול בזמינות המקום. מחנות קיץ ותקופות חגים - כמה שיותר מוקדם; מקומות מסוימים בבלעדיות מוזמנים שנתיים-שלוש מראש. לפעמים יש למקום חלון פנוי, ואפשר להכין הכול תוך חודש-חודשיים. מדריך למארגן ←
אנחנו מדברים בעיקר רוסית או עברית - זו בעיה?
לא. אנחנו עובדים ברוסית, באנגלית ובפולנית; דובר עברית או אוקראינית - במקום, לפי בקשה.
אתם מארגנים גם את התוכנית?
אנחנו מכינים את המסגרת ואת האפשרויות; הפרטים אצלכם או אצל השותפים שלכם, בתיאום איתנו.
מה אם משהו משתבש ואנחנו רחוקים?
אנחנו נמצאים פיזית עם הקבוצה לאורך כל השהות, עם איש קשר אחד שמגיב מיד.
עד כמה העלויות שקופות?
אתם מקבלים מסמך אחד עם לוח זמנים והצעת מחיר. אנחנו אומרים בפשטות מה כלול וכמה זה עולה.
האם אתם עוזרים בביטוח למשתתפים?
אנחנו לא מוכרים ביטוח - המארגן רוכש אותו בנפרד בסוכנות ביטוח. נשמח להמליץ על סוכנות אמינה.
מדריכים מעשיים
מתי להזמין קייטרינג כשר למחנה קיץ או לסמינר - לוח זמנים מ-12 חודשים ועד שבוע
מה לסגור 12, 6 ו-3 חודשים ושבועיים לפני מחנה או סמינר כשר באירופה: מקום ומטבח, תפריט, משגיח, שבת, הזמנות.
מקום למחנה כשר במרכז אירופה - מה לבדוק לפני ההזמנה
רשימת בדיקה לבחירת מקום למחנה נוער או משפחות כשר ולסמינר: מטבח, אולמות, שטח, חדרים, שבת בבניין, הגעה.
הכשרת מטבח למחנה - שלב אחר שלב, וכמה זמן זה לוקח
התוכנית שלנו להכשרת מטבח של מקום אירוח למחנה או לשהייה ארוכה: בדיקה לפני החוזה, מה מכשירים ומה מביאים, יום ההכשרה, חלוקת המטבח.
קבוצות ומחנות
ספרו לנו על הקבוצה שלכם
בהתחלה מספיקים תאריכים, מספר משתתפים ורמת כשרות. בדרך כלל אנו עונים תוך 24 שעות ומתאמים את הצעדים הבאים.
תארו את הקבוצה שלכםהתכתבות באנגלית, ברוסית ובפולנית; דובר עברית במקום - לפי בקשה.